酒店宴会预订程序
宴会预订涉及细节繁多,需要较长时间的磋商,所以通常以面谈方式进行。
一、问候客人,回答咨询
预订员首先要问候客人,然后在听完客人的提问后,需回答客人有关宴会的各种问题。
二、了解需要,接受预订
1.了解宴会规格,并为客人推荐合适的宴会形式。
2.了解宴会主题,以便于在宴会设计时紧扣主题而开展活动,保证宴会服务的流畅和完美。
3.了解出席宴会人员的情况,这有助于宴会的顺利开展。
4.了解宴会流程,了解客人举行宴会的目的是什么,以及客人在宴会全程活动中所要求的各个环节如何组成和怎样衔接,是否有节目表演,这些都有助于宴会服务的完整性。
5.了解宴会时间,包括布置场地时间、餐厅服务需要的准备工作时间、宴会的起止时间。
6.了解场地设备要求。不同的客户对举办宴会的场地、设备等的要求各不相同,需在详细洽谈的基础上做好充分准备,按时安装完成,以保证提供优质的服务。
7.了解特殊要求,需事先沟通并尽量满足客人提出的超常规要求。
8.了解相关礼宾礼仪。餐厅在了解客人所要求的宴会形式和接待规格后,需明确要求餐饮服务员以一定规格的礼仪规范来接待宾客。
三、填写预订单,确认预订
预订员要详细地询问客人姓名、联系电话、用餐人数、用餐时间、用餐标准、付款方式、预付定金、特殊要求等,必须准确迅速地记录在宴会预订单上,并且必须向客人复述预订的相关信息,请客人确认正确与否。
四、收取定金,签约下单
预订员在确认了宴会的规格和接待要求等各项具体要求、填写预订单后,按照书面协议书,客人应支付定金。